Augmenter l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement permet d’optimiser le rendement de votre production. De nombreuses solutions ont été conçues pour améliorer le système que vous avez actuellement en place au sein de votre structure. Voici donc quelques conseils pour mieux gérer votre chaîne d’approvisionnement.
Utilisez la technologie pour améliorer la communication et la coordination
À l’ère de la numérisation, la technologie est devenue un outil indispensable pour l’optimisation des processus en entreprise. Les solutions technologiques facilitent le suivi des stocks en temps réel. Grâce à elles, vous obtenez une meilleure visibilité du stock disponible. Cela vous permet de mieux organiser vos commandes, d’effectuer les livraisons dans les délais impartis et de réduire les coûts d’entreposage. Comme l’expliquent les experts en transformation digitale, un outil tel que Sage X3 augmente votre productivité, car vous pourrez suivre en temps réel tous les flux dans votre chaîne d’approvisionnement. La technologie assure par ailleurs une meilleure coordination et communication entre les différents acteurs de la chaîne.
Le fournisseur, le responsable d’entrepôt, le transporteur et le client peuvent facilement échanger pour éviter les perturbations du processus. Les systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement, de la relation fournisseur et de suivi de performances améliorent la coordination des actions de la société. Les décideurs peuvent donc prendre des décisions éclairées et booster la rentabilité de leurs opérations. Certains logiciels assurent par ailleurs une meilleure traçabilité des produits à travers toutes les étapes de la chaîne d’approvisionnement. Vous comprendrez ainsi mieux les différents problèmes qui affectent le rendement de l’entreprise et prendrez les mesures adéquates pour les résoudre.
Assurez-vous d’avoir le bon fournisseur pour chaque produit
Le choix du fournisseur des matières premières a un impact considérable sur la performance de votre chaîne d’approvisionnement. En sélectionnant le bon fournisseur, vous réussirez à sécuriser cette chaîne, satisfaire vos clients finaux et augmenter votre marge bénéficiaire. Tous ces éléments contribuent à garantir la pérennité et la performance de votre affaire. Parmi les nombreux fournisseurs disponibles sur le marché, il n’est pas toujours facile de faire le bon choix. Tenez compte de critères bien spécifiques pour faire une sélection adéquate.
Intéressez-vous tout d’abord aux compétences du fournisseur. Détient-il toutes les compétences nécessaires pour délivrer le produit ou le service dont vous avez besoin ? Vérifiez ce critère en vous enquérant du niveau d’expertise du fournisseur et en obtenant des références d’anciens clients. Vérifiez qu’il est capable de s’adapter aux variations des quantités lors de vos commandes. Ce point vous garantit que vous obtiendrez toujours les matières premières, même dans les périodes de pics de commandes.
Quel est le niveau de qualité proposé par le fournisseur ? Quels sont les contrôles réalisés pour assurer la qualité des produits ? Comment les processus sont-ils maîtrisés dans l’usine ? Ses tarifs sont-ils compétitifs par rapport à la concurrence ? Est-il possible de construire un partenariat à long terme avec lui ? Autant de questions auxquelles vous devez apporter des réponses claires et pertinentes avant de faire votre choix.
N’hésitez pas à vous renseigner sur les méthodes et moyens mis en œuvre par le fournisseur pour délivrer à ses clients un produit identique. Tenez compte des moyens de communication utilisés pour vous assurer qu’ils correspondent aux vôtres. Pour une meilleure collaboration, enquérez-vous de la culture d’entreprise du fournisseur. A-t-il les mêmes valeurs ou les mêmes préoccupations que vous ? Un grand écart entre vos idéologies peut affecter la collaboration.
Planifiez soigneusement votre calendrier de production pour optimiser l’efficacité
L’établissement d’un calendrier de production est nécessaire pour organiser et coordonner le processus. Cet outil vous permet de maîtriser les coûts associés à la fabrication des produits et d’affecter les ressources nécessaires pour chaque étape du cycle de production. Le calendrier de production prend en compte tous les éléments du processus de production : matières premières, techniques de fabrication, etc. Grâce à lui, vous avez la garantie que le processus de conception se déroulera aussi bien que possible. Cet outil vous aide à équilibrer les ressources disponibles et les exigences de production pour répondre aux besoins des clients. Pour établir votre calendrier, vous devez prendre en compte quelques éléments, tels que :
- la capacité de la production,
- la prévision du volume de produits finis,
- l’inventaire des produits,
- l’ensemble des techniques employées pour fabriquer et distribuer les produits finis.
Tenez compte du temps d’approvisionnement pour élaborer ce calendrier. Afin de répondre aux exigences des clients, vous devez avoir la bonne quantité de matières premières à votre disposition. Si les matériaux sont insuffisants ou en surplus, cela aura un impact sur vos coûts et votre productivité. Vérifiez que le bon nombre de personnes est affecté à chaque phase du processus de fabrication et que tous les équipements nécessaires fonctionnent correctement. Prévoyez également les coûts que la production engagera.
Expédiez les produits à temps pour répondre aux attentes des clients
Les retards de livraison, notamment lorsqu’ils sont répétitifs, entraînent un manque de confiance des clients envers l’entreprise. Ils auront le sentiment qu’ils ne peuvent pas compter sur vous pour recevoir leurs produits à temps. Les retards peuvent par ailleurs poser des problèmes en matière de coût, car vous devrez parfois payer des frais supplémentaires liés au temps d’attente. Afin de garantir l’expédition des produits à temps autant que possible, travaillez avec plusieurs sociétés de transport. Les retards de livraison ont en effet plusieurs causes. Parmi elles, un problème de fonctionnement chez le transporteur est courant. Avoir plusieurs options de secours peut ainsi s’avérer salvateur en cas de revers.
Surveillez votre processus d’approvisionnement pour déterminer la disponibilité des stocks locaux. Une maîtrise de votre stock et de votre processus de production vous permettra de mieux tenir vos promesses de livraison. En cas de retards, malgré toutes ces précautions, n’hésitez pas à informer les parties concernées. Une bonne communication avec le client peut amoindrir l’impact de ce revers.
Offrez la livraison gratuite au client dans la mesure du possible. Cette option permet d’atténuer les dommages causés en cas de retards inévitables. Même en cas de retard d’expédition, proposez des offres spéciales telles que la livraison le jour suivant ou en deux jours. Vous rassurez le client sur le fait qu’il recevra sa commande rapidement. Veillez à faire appel à des sociétés de transport fiables, pour qui la livraison dans les délais est une priorité.
Coordonnez étroitement votre action avec celle de vos fournisseurs et de vos clients
Une bonne relation avec vos fournisseurs et vos clients a un impact sur la performance et la productivité de votre chaîne d’approvisionnement. Une relation de qualité entre ces parties garantit la qualité du service offert aux clients. Elle permet de limiter les ruptures de stock, de fluidifier les opérations, d’optimiser les coûts de production et d’assurer les expéditions de produits dans les meilleurs délais. Afin de coordonner étroitement vos actions avec celles de vos fournisseurs et de vos clients, une bonne connaissance de vos partenaires est nécessaire. Assurez-vous de connaître correctement chaque partie en rassemblant des données les concernant.
Faites preuve de transparence et communiquez régulièrement avec vos fournisseurs et vos clients. Tenez informée chaque partie des événements majeurs ou des incidents qui surviennent dans votre entreprise. Une communication régulière vous permettra de mieux vous faire connaître et d’en savoir plus sur les attentes de vos partenaires. Elle est également efficace pour mettre en évidence les problèmes de la collaboration. Vous arriverez même à les anticiper et à trouver des solutions pour les résoudre.
Gérez vos niveaux de stocks pour éviter les ruptures et les ventes perdues
Une rupture de stock est le terme utilisé pour désigner un épuisement provisoire (ou définitif, dans certains cas) des matières premières ou des marchandises. Cette situation survient lorsque la chaîne d’approvisionnement connaît un ralentissement. Le risque majeur associé à un tel événement est la perte de chiffre d’affaires. Si le besoin d’un client n’est pas comblé à cause d’un épuisement de marchandises, il se peut qu’il se tourne vers la concurrence. Il s’agit donc d’une vente perdue, qui crée un manque à gagner dans la trésorerie de votre société.
Pour optimiser la gestion de vos stocks, vous devez réussir à atteindre un bon équilibre entre la demande et la disponibilité. Dotez-vous d’un logiciel de gestion de stocks pour réaliser un suivi en temps réel de vos disponibilités. Analysez les signes et identifiez ceux qui annoncent des périodes de pics de commande tels que les fêtes (Noël, fête des Mères, Saint-Valentin, Pâques, etc.), les soldes ou encore les anniversaires.
Constituez-vous un stock de sécurité afin d’éviter les ruptures. Établissez un seuil à partir duquel vous devez relancer l’approvisionnement pour satisfaire la clientèle. Dès que ce seuil est atteint, une alerte est lancée immédiatement pour éviter l’épuisement de marchandises. Pour minimiser l’impact des ruptures de stock et préserver votre relation client, privilégiez une communication transparente. Cela permettra de renforcer votre crédibilité et de ne pas perdre la confiance de votre clientèle.
