Que vous travailliez en tant qu’indépendant ou que vous soyez salarié en entreprise, vous aurez à concrétiser un projet tôt ou tard. Quelques étapes sont à suivre et des outils sont à utiliser afin de le mener à bien, et ce, dans le délai requis. Le travail d’équipe et l’analyse des risques sont également importants pour atteindre les objectifs et faire face aux problèmes. Nous vous proposons ainsi quelques conseils pour vous aider à conduire votre projet avec brio.
Commencez par instiguer l’idée du projet
Si vous souhaitez en savoir plus sur la conduite d’un projet quelconque, vous pouvez trouver des guides de gestion de projet en ligne ou vous rapprocher d’un professionnel. Vous devez savoir que l’idée est la clé de voûte de la réussite de votre plan, quel que soit votre objectif. Tout projet commence par une idée, qu’il s’agisse d’une création d’entreprise (microentreprise, SARL…), d’un produit ou d’un service. Si la constitution de votre entreprise repose sur un procédé ou un produit innovant, pensez à protéger votre idée. Grâce au brevet obtenu de la part de l’INPI, vous tirerez profit de votre invention pendant les 20 prochaines années.
Le concept peut être le vôtre, mais il peut aussi arriver que vous développiez celui d’une autre personne. Quoi qu’il en soit, il doit être clair, précis et compris par toutes les personnes qui participeront au programme. L’idée peut survenir de divers éléments : une expérience professionnelle, un savoir-faire, une formation, des circonstances spécifiques… Dans tous les cas, elle servira de point de repère pour identifier les points forts et les points de vigilance de votre projet. Nous vous conseillons de faire preuve d’esprit critique et de procéder à une analyse objective. N’hésitez pas à échanger avec des experts et à être à l’écoute des conseils ainsi que des critiques. Ces éléments peuvent aider à améliorer votre idée, à jauger sa faisabilité, etc.
Utilisez un outil de gestion de projet et des techniques efficaces
La conduite d’un projet se fait en plusieurs étapes. Nous pouvons citer l’initialisation, la planification, l’exécution, le suivi, le contrôle et la clôture. Chaque phase requiert l’utilisation d’un outil ou d’un logiciel de gestion en particulier, ainsi que des techniques spécifiques.
L’analyse SWOT
SWOT signifie Strengths, Weaknesses, Opportunities et Threats. Cet outil structuré d’évaluation et de réflexion permet d’identifier les facteurs internes (forces et faiblesses) et les facteurs externes (opportunités et menaces) d’un projet. Il est surtout utilisé avant toute prise de décision.
Le diagramme de Gantt
Il fait référence à un graphique aidant à planifier et à coordonner les tâches à réaliser. Pour le concevoir, il convient de mentionner le temps (jours, mois, semaines…) en abscisse et la liste des tâches en ordonnée. La durée des dernières est représentée par des barres horizontales alignées dans le prolongement de chacune d’elles.
Le chemin critique
Cet outil donne la possibilité de déterminer la durée totale d’une conduite de projet. Il convient d’identifier les étapes clés de votre programme ainsi que les deadlines. Vous pouvez trouver le chemin critique en quatre étapes. Commencez par découper votre projet en tâches et par identifier leur dépendance. Estimez ensuite la durée de chacune d’elles, créez le diagramme de PERT et mettez en exergue les activités critiques (celles ne pouvant pas être retardées).
Faites du projet la bataille de toute votre équipe
La gestion d’un projet passe forcément par un audit des besoins et une analyse de l’existant. On parle surtout des outils utilisés, des opportunités ou encore des ressources disponibles. La détermination de ce dernier élément vous aidera ensuite à constituer votre équipe. Celle-ci doit regrouper diverses compétences afin que ses membres soient complémentaires, puissent aborder tous les sujets et résolvent les problèmes dans les meilleurs délais. Nous vous conseillons d’assigner à chaque membre de votre équipe projet un rôle précis. Vous pouvez confier à différentes personnes la gestion du budget, de la communication, des relations extérieures, etc. Le chef de projet sera par ailleurs chargé de coordonner l’équipe et de motiver chaque membre. Il doit aussi contrôler l’avancement du programme et vérifier la réalisation des tâches selon les délais impartis.
Étudiez les risques de votre projet
L’anticipation des risques pouvant entraver ou mettre en danger votre projet est essentielle en vue de garantir son bon fonctionnement. Vous avez pour cela la possibilité d’utiliser des outils tels que la matrice des risques. Celle-ci permet d’avoir une vue d’ensemble sur le degré de criticité des risques et de mieux les gérer. Commencez par réaliser une cartographie des risques. Listez-les par nature ou par catégories : technique, humaine, juridique, délai. Vous pouvez utiliser la technique SWOT si vous souhaitez avoir une vision globale de votre conduite de projet. Définissez ensuite une date d’échéance avancée pour les activités critiques. Identifiez les actions préventives et les mesures correctrices permettant de faire face aux différents risques. Prévoyez enfin une marge pour la gestion des risques lorsque vous établissez votre planning projet. Cela vous aidera à minimiser les retards.
