Indispensable pour mieux gérer les documents d’une entreprise, la gestion documentaire optimisée est une opération permettant non seulement de gagner en efficacité, mais également de réduire bon nombre de coûts. Elle peut s’effectuer de différentes manières et sert notamment à remettre de l’ordre dans le patrimoine documentaire d’une organisation. Découvrez dans cet article quelques raisons pour lesquelles il est bon d’opter pour de telles gestions.
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
La gestion documentaire est un processus ou un système consistant à structurer les documents d’une entreprise. En clair, elle permet de gérer, de suivre, de stocker ou encore de partager des documents ainsi que des informations tout en garantissant leur protection.
Pour ce qui est des méthodes utilisées par les entreprises pour gérer leurs documents, sachez qu’elles sont au nombre de deux. Il s’agit de la gestion papier et de la gestion numérique.
S’agissant de la gestion papier des documents, elle est la méthode de gestion la plus ancienne. Elle consiste à classer des documents dans des boîtes ou classeurs à l’inverse de la gestion électronique des documents qui est communément appelée GED. Cette dernière vise notamment à stocker les documents d’une entreprise sur des serveurs après les avoir numérisés ou mieux, à passer au « 0 papier » en éditant directement des documents sur un format numérique. Ainsi, ils deviennent plus faciles à consulter, à traiter ou à partager.
Quels sont les avantages de la gestion documentaire ?
La gestion électronique documentaire offre de nombreux avantages aux entreprises, peu importe leur domaine d’activité ou leur taille. Parmi eux, il est notamment possible de citer la rationalisation des flux de documents, le gain de temps ou de productivité.
La rationalisation des flux de documents
Grâce aux systèmes de gestion documentaire, les entreprises parviennent à rassembler leurs documents dans un seul et même endroit puis à mieux les gérer. Cela leur permet de réduire leur volume, d’économiser de l’argent ou encore de réduire les risques de pertes. De plus, cela facilite le partage de documents, voire d’informations entre les différents services d’une entreprise ou entre les collaborateurs de cette dernière.
Le gain de temps
Outre la rationalisation des flux de documents, la gestion documentaire dématérialisée permet aussi aux entreprises de trouver beaucoup plus rapidement n’importe quel document. En effet, en les amenant à mieux structurer leurs documents ou à les classer plus efficacement, cette gestion leur offre la possibilité de les trouver en très peu de temps. Ce qui évite notamment de se fatiguer en recherchant telle ou telle information.
L’augmentation de la productivité
En amenant les entreprises à travailler beaucoup plus efficacement, la gestion documentaire permet aussi à ces structures de gagner en productivité. En réalité, elle amène aussi les sociétés à supprimer un certain nombre de choses ou à les fluidifier tout en les aidant à améliorer les échanges entre leurs collaborateurs. Ce qui pousse ces derniers à mieux travailler, mais également à être beaucoup plus dynamiques.
Comment optimiser la gestion documentaire ?
Pour optimiser la gestion documentaire, de nombreuses solutions peuvent être employées. Dans un premier temps, retenez qu’il est possible de parvenir à ce résultat en passant de la gestion papier à la gestion numérique des documents. Autrement dit, en optant pour la gestion électronique des documents au détriment de la méthode traditionnelle de gestion de fichiers.
D’autre part, en automatisant les systèmes d’archivage de son entreprise ou en réorganisant le service dédié à la gestion des documents, il est également possible d’optimiser la gestion documentaire.
Par ailleurs, pour réussir de telles optimisations ou disposer des bons logiciels, il est préférable de faire appel à des professionnels disposant d’une expertise solide et vérifiable. Pour les identifier, un mélange de recherches Google, de visites sur des comparateurs et de demandes s’avère généralement payant..
