La délocalisation d’une entreprise ne s’improvise pas. Si pour une raison ou une autre (par exemple pour toucher une plus large clientèle), vous choisissez de vous implanter dans une nouvelle région, il convient de procéder par étapes et surtout de vous faire aider par un professionnel. Entre les démarches administratives, la préparation des colis et le transfert proprement dit du mobilier et des autres éléments présents dans les locaux, la tâche peut s’avérer fastidieuse. Découvrez comment faciliter le déménagement des locaux de votre entreprise dans le sud de la France.
Sollicitez l’aide d’une société de déménagement pour entreprises
Si le déménagement est une tâche complexe pour les ménages, elle l’est encore plus pour les professionnels. Le mobilier de bureau, les équipements informatiques, les dossiers papier, les archives sont autant d’éléments dont il faudra impérativement assurer le transfert tout en veillant à leur sécurité. Les appareils doivent être évacués dans les meilleures conditions possibles, pour éviter qu’ils soient endommagés. Quant aux documents papier et archives, des dispositions doivent être prises pour éviter des pertes de données. En clair, les enjeux sont très importants et l’unique solution pour s’assurer que tout se passe bien est de solliciter l’intervention d’un expert en la matière. Si vous déménagez dans le sud de la France, faites vous aider par des déménageurs sur Nice, spécialisés dans le déménagement de locaux d’entreprises.
Les services proposés par un déménageur professionnel
Très méthodiques, les agences de déménagement vous offrent un service sur mesure en affectant à votre projet de transfert administratif un coordinateur. Le rôle de celui-ci étant de veiller à ce que tout se passe dans les meilleures conditions et que vos besoins soient satisfaits. L’entreprise de déménagement veille à la sécurité et à la protection de vos meubles et appareils. De nombreuses précautions sont prises, pour éviter le moindre problème. Le démontage ainsi que le remontage de vos meubles sont à la charge d’une équipe formée et surtout expérimentée.
Pour faciliter l’identification du contenu de chaque carton et leur rangement au sein des nouveaux locaux, une méthodologie de repérage et de codification est mise en place. Ainsi, l’identification des colis destinés à chaque service est plus aisée et les documents archivés peuvent être de nouveau classés comme dans vos anciens locaux. Une fois le transfert administratif effectué, le coordinateur vérifie que le cahier des charges est bel et bien respecté.
Les services proposés par les déménageurs professionnels s’adressent par ailleurs à tout type d’entreprise. Que vous soyez une structure commerciale ou industrielle qui désire s’implanter dans le sud de la France, vous pouvez faire confiance à un professionnel du déménagement dans la région, pour s’occuper du transfert. De même, si vous êtes une clinique souhaitant déménager, les services de ce dernier vous seront utiles.
L’intérêt de faire appel à une société de déménagement
Se tourner vers un déménageur professionnel pour un déménagement administratif présente de nombreux avantages. Avant tout, le prestataire prend en compte l’ensemble de vos contraintes, à savoir :
- la date de déménagement,
- les horaires,
- les priorités, etc.
Les emballages utilisés sont à usage unique et choisis pour leur grande résistance. Les archives sont conservées dans des conditions optimales, transférées puis reclassées en fonction de l’ordre de rangement. Ce type de prestataire propose également une garantie des biens qui lui sont confiés. En cas de choc ou accident conduisant à l’endommagement d’un appareil ou meuble, soyez certain d’être remboursé.
Réalisez les démarches administratives
Tout projet de déménagement du siège social d’une entreprise implique des démarches administratives.
Prévenez les partenaires puis résiliez ou procédez au transfert de certains contrats
Avant le transfert de votre siège social dans le sud, il convient de tenir informé l’ensemble de vos partenaires. Nous vous recommandons donc d’adresser un courrier ou un mail à vos fournisseurs, clients ainsi qu’à votre banque afin de les informer du changement d’adresse de la société. De même, le déménagement doit être porté à l’attention de l’administration fiscale qui tiendra désormais compte de ce détail pour déterminer votre imposition. Pour ce faire, vous devez remplir avant le 31 décembre (de l’année en cours) une déclaration 1447-C.
Pour ce qui est des contrats liés à l’ancien établissement, vous pouvez choisir de les résilier et par conséquent souscrire de nouvelles offres dans le sud ou alors procéder simplement à un transfert de contrat. Cette dernière option s’avère quelquefois plus avantageuse, puisqu’elle vous évite des dépenses supplémentaires et vous simplifie la tâche. Parmi les contrats concernés figure celui de l’assurance, de fourniture d’énergie et d’eau. En ce qui concerne les lignes téléphoniques, nous préconisons une demande de transfert à votre opérateur, c’est le meilleur choix. Enfin, nous vous conseillons également de penser à une redirection de courrier. C’est un service que propose la poste et qui permet de recevoir tous vos courriers à la nouvelle adresse pendant une certaine durée.
Effectuez une déclaration officielle du déménagement des locaux
Cette démarche officielle s’effectue après l’aménagement au sein des nouveaux locaux et vous permet de recevoir l’extrait Kbis. Pour faire la déclaration de votre nouvelle adresse, vous devez déposer un dossier auprès du CFE (Centre de Formalités des Entreprises). L’annonce légale de transfert social doit être diffusée avant cela. Le dirigeant de la société doit ensuite procéder au remplissage de la déclaration de modification Cerfa n° 11682, aussi désignée formulaire M2. À présent vient l’étape de la demande d’inscription modificative qui représente le dossier adressé au centre de formalités des entreprises.
Ce dernier se compose du PV mentionnant la décision de transfert d’adresse de l’entreprise et d’un exemplaire des statuts à jour de la structure. Dans ce dossier doit également figurer le formulaire M2 signé, l’attestation de diffusion de l’annonce légale ainsi qu’un justificatif prouvant que vous occupez le nouveau local. À cet effet, vous pouvez simplement présenter une facture d’électricité ou une copie du bail. Dans le cas d’une entreprise individuelle, la démarche ci-dessus présentée n’est pas nécessaire. Le professionnel peut se contenter de remplir le formulaire n° 11678, c’est-à-dire le formulaire P2. Il devra par ailleurs présenter quelques justificatifs.
Pour résumer, déménager les locaux d’une entreprise demande beaucoup de temps et d’organisation. Pour vous alléger la tâche, l’idéal est d’engager un déménageur professionnel.
