Même si l’obligation de sa mise en œuvre a été repoussée, la dématérialisation des factures fournisseurs ne sera plus optionnelle d’ici 2026. Toutes les entreprises en France devront s’y conformer. Si vous vous posez des questions sur l’importance de la dématérialisation des factures fournisseurs, voici un élément de réponse pertinent.
Pourquoi la dématérialisation est-elle importante pour les factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures est un procédé qui consiste à numériser les factures fournisseurs au format papier facilitant ainsi leur transmission et leur traitement. Pour les entreprises exerçant en France et assujetties à la TVA, l’importance de la dématérialisation de factures fournisseurs n’est plus à démontrer.
En effet, d’après le projet de loi de finances 2020, d’ici 2026, la dématérialisation sera une obligation pour toutes les entreprises, petite ou grande. Pour les entreprises, cela signifie qu’il faudra être prêt le moment venu à passer à la numérisation des factures et à leur archivage. Il s’agit là d’un défi, mais également d’une opportunité de moderniser son système de comptabilité fournisseur en mettant en place un projet de transformation numérique profitable à la société. Prenez donc dès maintenant une longueur d’avance sur vos concurrents en choisissant un logiciel de dématérialisation de vos factures fournisseur en ligne. Au moment de faire le choix, il sera préférable de miser sur une solution à la fois robuste, sécurisée et complète. Vous pourrez ainsi traiter de A à Z avec le même outil vos factures fournisseurs avec la possibilité d’effectuer :
- une automatisation du rangement des documents,
- une intégration de tous vos logiciels comptables,
- l’export des écritures comptables,
- un archivage légal et sécurisé des factures,
- une création de workflows sur mesure.
Autant de fonctionnalités qui peuvent faciliter la gestion de la facturation et vous faire gagner de précieux temps de travail. De plus, avec la forte automatisation des opérations, les risques d’erreur sont considérablement réduits. En définitive, passer à la dématérialisation de ses factures fournisseurs, c’est se conformer à une obligation légale, mais aussi faire le choix de rester compétitif.
Comment fonctionne la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs s’organise autour des 5 étapes constituant le circuit de traitement d’une facture.
La réception
Le logiciel de dématérialisation recueille et centralise toutes les factures reçues, quel que soit leur format : papier (envoyée par courrier), PDF (envoyée par courriel) ou sous d’autres formats. Par conséquent, vos fournisseurs n’auront à modifier en aucun cas leurs habitudes d’envoi. L’outil vous permet de vous adapter à leurs modes de fonctionnement.
La capture et le classement
Grâce à un algorithme de capture et de numérisation intelligent, chaque facture est lue de façon automatique. Les principales informations sont extraites, et les factures sont intégrées directement dans votre ERP ou votre logiciel comptable. Le document devient ainsi accessible à tous vos collaborateurs autorisés, à tout moment, et partout.
Les rapprochements
Après capture et classement, la facture fournisseur rejoint systématiquement l’ensemble des documents qui l’accompagnent : devis fournisseur, bons de commande, bons de réception, fichier client avec coordonnées bancaires… Ensuite, la facture s’intègre automatiquement dans un écosystème et une fois certifiée, une écriture comptable est générée pour faciliter la traçabilité du document.
Le workflow de validation
Chaque facture fournisseur suit un parcours ou workflow de validation spécifique. Depuis le directeur approuvant la facture, au responsable chargé de la paie, chaque étape est codifiée suivant votre organisation interne. Ainsi, la diffusion de la facture, son suivi, et ses relances en cas de blocages sont automatisés et facilités.
Les avantages de la dématérialisation de vos factures fournisseurs
La dématérialisation de facture fournisseur offre de nombreux avantages aux entreprises.
Gagnez du temps
En permettant particulièrement l’automatisation des imputations comptables, les solutions de dématérialisation permettent de réduire de façon considérable le temps et le taux d’erreur liés à la saisie des factures. De même, l’automatisation de l’ensemble du processus de traitement évitera à vos collaborateurs des tâches redondantes sans valeur ajoutée, comme la :
- saisie manuelle,
- photocopie,
- mise sous pli,
- archivage,
- envoi de courrier.
Par ailleurs, les temps de transmission des documents étant fortement réduits avec l’utilisation des voies dématérialisées, les entreprises sont plus promptes en cas de réajustement ou de demande de modifications données sur les factures.
Réduisez les coûts opérationnels
La dématérialisation des factures permet au service comptable de traiter un nombre croissant de factures sans éprouver le besoin d’augmenter proportionnellement la taille du département. Dans ce sens, les chefs d’entreprises peuvent réaliser d’importantes économies sur le long terme. Également, ils réaliseront une économie nette sur les coûts de stockage. En effet, les factures fournisseurs doivent être stockées sur une période de 10 ans. Sachant alors que les factures papier requièrent un espace de stockage adéquat, des fournitures et une main-d’œuvre spéciale, la dématérialisation vous épargne de dépenses colossales.
Facilitez le stockage
Outre le coût de stockage élevé des factures papier, il faut également une organisation particulière dans la gestion du stock. Si vous avez par exemple besoin d’effectuer une vérification de facture, il faudra vous déplacer dans l’espace réservé à cet effet, chercher et trouver la facture en question. La méthode de classement donc très importante pour éviter de perdre trop de temps. À la fin de la vérification, vous devez encore la ranger convenablement. Tout cela représente un temps énorme quand on sait que les services comptables peuvent avoir besoin de vérifier plusieurs factures, plusieurs fois en une journée.
La dématérialisation des factures fournisseur vous permet de centraliser et d’archiver toutes les factures dans un seul et même espace digital. Ledit espace pourra être partagé entre divers services de l’entreprise, et même avec vos fournisseurs si besoin.
Favorisez une relation de confiance avec vos fournisseurs
La dématérialisation vous permettra de mieux gérer vos factures fournisseurs. Désormais, fini les factures perdues entre les tiroirs des départements administratifs et financiers. Fini les factures qui attendent indéfiniment l’aval d’un collaborateur parti pour une mission professionnelle. Terminé également les situations de facture fournisseur égarée dans les méandres des centres de tri. Ce sont là autant de désagréments qui peuvent entraver le respect des échéances de paiement et par conséquent impacter négativement les relations des affaires. La dématérialisation réduit les désagréments, instaure un climat apaisé entre vous et vos fournisseurs en renforçant votre confiance mutuelle pour un partenariat plus durable.
Optez pour une solution plus écologique (zéro papier)
À l’heure où les consciences écologiques s’éveillent, il est essentiel de montrer à vos clients et fournisseurs que vous vous sentez concernés et que vous êtes dans une démarche citoyenne et respectueuse de l’environnement. En dématérialisant vos factures, vous réalisez des économies de papier, et par ricochet vous participez à la préservation des ressources en eau et au développement des forêts.
En effet, d’un point de vue écologique, la fabrication du papier occasionne des dépenses considérables en eau et en électricité, et seulement 25 % du papier est recyclé. De plus, selon l’Iterop la consommation moyenne de papier pour une entreprise française de 100 employés par an est de 10 000 à 25 000 euros ce qui correspond environ à 120 arbres.
Quel est le coût de traitement d’une facture fournisseur ?
La dématérialisation des factures fournisseurs est d’un enjeu économique majeur pour les entreprises assujetties à la TVA. En effet, le ministère de l’Économie, de l’Industrie et du numérique estime le coût de traitement d’une facture fournisseur entre 14 et 20 euros. Cela prend en compte les dépenses liées à la saisie, à la validation, au paiement, à l’archivage et à la gestion éventuelle des litiges. En revanche, le coût de traitement d’une facture numérisée est dérisoire et s’élève en moyenne à 4 euros. En se passant des factures papier, les entreprises peuvent baisser alors de façon drastique les budgets alloués à la gestion des factures. Selon l’Iterop, c’est jusqu’à 25 000 euros d’économie réalisable par année pour les petites et moyennes entreprises françaises.
Les conseils pour passer à la dématérialisation des factures fournisseurs
Au moment de faire le pas vers la dématérialisation des factures fournisseurs, il est important de se rappeler que le succès de votre projet dépendra majoritairement du choix de votre prestataire. Avant de faire appel à qui que ce soit ou de répondre favorablement à des propositions commerciales, il est conseillé de faire le point sur ses besoins et objectifs.
Transmettez ensuite votre analyse à plusieurs prestataires qui vous paraissent sérieux. Lors des échanges, n’hésitez pas, interrogez-les sur vos besoins réels. L’objectif est d’identifier le prestataire qui a le mieux cerné vos attentes. Par ailleurs, avant d’effectuer un choix définitif, renseignez-vous sur la fiabilité de la solution proposée par le professionnel. Il s’agit en effet de confier à un prestataire vos factures fournisseurs, en cas de défaillance, c’est plusieurs années de confiance et de franche collaboration que vous allez perdre : cela vaut donc le coup de faire preuve de vigilance. De plus, pour une mise en route facile, optez pour un logiciel SaaS ou Cloud. Ils sont plus simples et plus rapides à déployer.
De même, ne négligez pas l’ergonomie de l’interface utilisateur. Il est important que l’interface soit claire et intuitive. Ainsi, vos salariés n’auront aucun mal à prendre en main l’outil et à l’exploiter au quotidien. Enfin, faites attention à la capacité de capture omnicanale (e-mail, portail fournisseur…) du logiciel. Mieux vaut choisir un outil polyvalent capable de traiter tous les formats possibles de factures fournisseurs (PDF, papier, JPG…).
