Une gestion documentaire efficace transforme le fonctionnement d’une entreprise. Le choix et la mise en œuvre d’une solution GED (Gestion Électronique des Documents) nécessitent toutefois une certaine préparation. Comment faire donc pour garantir qu’elle s’adapte précisément à vos exigences tout en offrant une réelle valeur ajoutée à votre projet ? On vous explique tout !
Projet GED : définissez clairement les besoins spécifiques de l’entreprise
Un projet GED réussi repose sur une analyse approfondie des objectifs internes. Pour cela, examinez vos pratiques actuelles et déterminez les axes d’amélioration. Consultez par ailleurs les différents services pour recueillir leurs attentes et anticiper d’éventuelles résistances. Ces discussions favorisent la prise en compte des contraintes opérationnelles tout en explorant des mesures adaptées à chaque activité. Le diagnostic global doit également inclure la nature des fichiers à gérer, qu’ils soient administratifs, juridiques ou techniques. Prêtez attention aux volumes, à la fréquence d’utilisation et aux modes de collaboration entre les équipes.
De plus, pensez à vos ambitions stratégiques, comme la réduction des coûts liés au stockage papier, et structurez cette analyse dans un document synthétique. Celui-ci doit comporter un calendrier qui détaille les étapes importantes, depuis la conception d’un cahier des charges GED jusqu’à la réalisation. Ce planning facilite la coordination entre les parties impliquées et permet de respecter les délais. Enfin, intégrez des jalons pour mesurer les progrès de votre gestion documentaire électronique, tels que des points de validation après chaque phase critique. Avec un bon suivi, vous pourrez ajuster vos priorités face aux imprévus et garantir une exécution fluide du projet.
Identifiez les fonctionnalités clés de la solution GED
Avant d’étudier les offres, établissez une liste exhaustive des fonctionnalités dont vous avez besoin. N’oubliez pas les spécificités de vos activités : un outil de recherche pourrait par exemple avoir des filtres par date ou par utilisateur. Évaluez également les capacités de stockage, notamment en matière de flexibilité pour anticiper les besoins futurs. De plus, vérifiez la compatibilité de la GED avec vos systèmes existants, comme les ERP ou les logiciels métiers, afin d’assurer une transition sans heurts.
Considérez par ailleurs des options technologiques avancées : l’intelligence artificielle peut automatiser le tri et le classement des documents grâce à des mots-clés ou à des catégories définies. La reconnaissance optique de caractères (OCR), qui convertit des fichiers scannés en versions modifiables et recherchables, vous fait quant à elle gagner du temps. Pour analyser les performances et identifier rapidement les paramètres à améliorer, privilégiez une solution qui propose des tableaux de bord.
Établissez des critères de sécurité et de conformité
La gestion électronique implique de manipuler des informations sensibles. Intégrez donc dans le cahier des charges des règles strictes en matière de protection, dont des protocoles de cryptage et une politique de sécurité rigoureuse. De plus, assurez-vous du respect des réglementations, comme le RGPD en Europe, ou des normes spécifiques à votre secteur. Prêtez attention aux droits des utilisateurs, au temps de conservation et aux procédures de destruction des fichiers obsolètes.
Prévoyez par ailleurs des systèmes de continuité, tels que des plans de reprise après sinistre ou des sauvegardes externalisées. Ces mesures renforcent la fiabilité de votre solution et inspirent confiance à toutes les parties. En ce qui concerne l’évolutivité de la GED, elle doit pouvoir s’adapter aux changements technologiques futurs, en particulier les certifications blockchain, pour garantir la traçabilité des documents ou des outils d’analyse prédictive.
