TPE : les solutions d’externalisation pour éviter d’embaucher des salariés

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Organisation commerciale comptant entre 0 et 10 employés, une TPE (Toute Petite Entreprise) se caractérise par un capital et un chiffre d’affaires limités. Elle ne peut donc se permettre de recruter des travailleurs dès que le besoin de nouvelles compétences se fait sentir. Afin de conserver le statut de TPE tout en optimisant ses activités, la collaboration avec des partenaires externes, un expert-comptable par exemple, est une bonne idée. L’externalisation de tâches offre de nombreuses possibilités aux structures de petite taille qui y recourent. Pour la réussir, il faut tout de même faire attention à un certain nombre d’éléments. Si vous êtes à la tête d’une TPE ou envisagez d’en créer une, cet article est fait pour vous. Trouvez-y l’essentiel à savoir sur les solutions d’externalisation pour votre entreprise.

Les avantages de l’externalisation pour une TPE

L’intérêt d’opter pour l’externalisation dans votre TPE est multiple. Avant tout, cela vous permet de vous épargner les contraintes liées à l’embauche d’employés. En l’occurrence, la masse salariale à supporter sera assez faible. Vous ne paierez les prestataires que de façon ponctuelle en fonction des tâches qu’ils auront réalisées. Ainsi, vous pouvez maîtriser le financement des activités au sein de votre petite entreprise. L’externalisation vous offre l’opportunité de profiter des compétences de professionnels déjà aguerris. En y recourant, vous évitez tout problème d’intégration susceptible de naître à la suite d’un recrutement.

Les prestataires que vous aurez sollicités n’auront pas besoin de temps d’adaptation pour exécuter les missions convenablement. Vous gagnerez ainsi du temps dans les différents processus concernés. De plus, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier et ainsi accroître vos chances de faire de bonnes performances. Un autre avantage de l’externalisation, c’est la possibilité que cela offre de dynamiser au maximum une toute petite entreprise avec très peu de salariés. Cette option vous fait bénéficier d’une certaine souplesse dans la réalisation des activités. In fine, votre entreprise aura des chances de croître assez rapidement.

Améliorez l’efficacité en confiant des tâches à des prestataires qualifiés

Si l’externalisation de certaines tâches est avantageuse pour une TPE, il faut recourir aux bons prestataires pour en tirer profit. Vous devez faire appel à des professionnels dignes de confiance. Il vous faut donc recueillir des informations sur les potentiels partenaires. À titre d’indication, pour trouver un bon comptable en ligne pour TPE, faites attention aux logiciels proposés. Vous aurez des informations à ce propos en vous orientant vers les sites web de professionnels en la matière.

Vous trouverez également via ce canal des renseignements utiles sur les offres et les tarifs, les modalités de l’accompagnement proposé, etc. Pensez à présélectionner plusieurs prestataires pour ensuite procéder à des comparaisons. N’hésitez pas à contacter chacun d’eux afin d’en apprendre davantage sur les services offerts. Assurez-vous de choisir un professionnel qui fait preuve de transparence du point de vue des tarifs et des prestations qui leur sont associées.

Afin de faire des économies et de gagner du temps, optez pour des structures qui ont des compétences dans différents domaines. Par exemple, un cabinet d’expert-comptable réunissant en son sein des juristes vous sera utile à plus d’un titre. Il en va de même d’une agence de marketing qui maîtrise tous les canaux de communication, classiques et digitaux. Pour dénicher des prestataires de confiance pour l’externalisation, référez-vous aussi aux avis clients. Vous en trouverez sur des plateformes d’avis comme Truspilot, Glassdoor, Google My Business, Avis Vérifiés…

Identifiez les tâches susceptibles d’être externalisées dans votre entreprise

L’externalisation est une solution qui permet d’optimiser certains processus dans une TPE. Elle ne saurait concerner toutes les activités. Faites le point des tâches que vous pouvez externaliser. D’emblée, notez que l’externalisation ne doit pas toucher aux aspects stratégiques de votre entreprise. Les tâches relatives à votre cœur de métier ne sont donc pas concernées. Parallèlement, vous pouvez externaliser les fonctions secondaires, notamment celles liées :

  • à l’accueil physique et/ou téléphonique,
  • à la relation client,
  • à la prospection commerciale,
  • au marketing,
  • à la comptabilité,
  • à la gestion administrative,
  • à la gestion informatique…

Pour sélectionner les bonnes options, assurez-vous de définir vos besoins afin d’éviter des dépenses inutiles. Suivant l’évolution de votre TPE, identifiez les points sur lesquels des améliorations sont nécessaires. Si vous n’avez pas de compétences internes pour exécuter des tâches essentielles, il vous faudra alors des professionnels externes pour les accomplir. Dans le même ordre d’idées, les processus non stratégiques qui s’avèrent chronophages sont à externaliser.

Mettez en place un plan d’externalisation

L’externalisation d’activités doit être appréhendée comme un projet à part entière. Ainsi, vous pourrez la mener dans les règles de l’art et prétendre à des résultats probants. Il est important d’élaborer pour votre TPE un plan d’externalisation à partir duquel vous effectuerez vos choix à chaque fois. Lorsque vous identifiez les tâches à confier à des prestataires externes, recherchez les professionnels en mesure de les exécuter. Puis établissez un contrat d’externalisation avec la structure que vous aurez choisie. Ce document est censé contenir toutes les informations à savoir sur la relation entre les deux parties.

Le contrat doit définir clairement les missions à exécuter par le prestataire et le planning à suivre. Cela doit également donner des précisions sur le coût des prestations ainsi que sur les moyens d’évaluation de la qualité de ces dernières. Il est important d’inclure dans votre plan d’externalisation la sensibilisation à cet égard du personnel de votre TPE, s’il y en a. Le but sera de faciliter la collaboration entre les salariés et les prestataires. Dans ce sens, il vous faut prévoir des outils favorisant le travail collaboratif. Ainsi, les échanges d’informations seront fluides et permettront d’accélérer les processus.

Investissez dans les bonnes technologies pour rationaliser les processus

En marge de l’externalisation de tâches de votre toute petite entreprise, veillez à faire des investissements optimaux. Vous aurez à miser sur les technologies du moment. Il est donc capital de vous tourner vers des prestataires qui exploitent les solutions les plus performantes qui soient. À titre d’illustration, pour externaliser les fonctions relatives à la comptabilité, investissez dans un logiciel comptable accessible en ligne et associable à votre compte bancaire. Avec un tel outil, vous pouvez exécuter à l’interne certaines actions liées à ce poste tout en laissant des spécialistes s’occuper des tâches techniques.

Pour l’externalisation de la gestion informatique, pensez à investir dans des solutions telles que le cloud pour la sauvegarde de données en particulier. Ainsi, vous serez dispensé de l’achat d’équipements et de logiciels de gestion de données. De plus, le cloud vous met à l’abri de pertes de données dues à des dommages sur le matériel de stockage. Enfin, une autre façon de mettre à profit l’externalisation consiste à exploiter les analyses de Big Data à travers des logiciels spécifiques. Bien des prestataires orientés vers le marketing proposent ce type de solutions.

Conseils pour mesurer le succès de vos efforts d’externalisation

La flexibilité de l’externalisation est telle qu’il est relativement aisé de changer de prestataire lorsque les attentes ne sont pas comblées. C’est la raison pour laquelle il est important d’évaluer les résultats de la collaboration avec des professionnels externes à votre TPE. Pour ce faire, commencez par comparer le service dont vous devez profiter et celui dont vous bénéficiez réellement. S’il n’y a pas concordance sur ce point, les performances vont certainement en pâtir.

De même, pour mesurer le succès de vos efforts d’externalisation, intéressez-vous au temps nécessaire pour l’exécution des tâches par le prestataire. Si ce dernier accuse souvent du retard dans les processus, votre partenariat avec lui vous sera peu profitable. Mesurez aussi l’efficacité de vos solutions d’externalisation à travers leur influence sur l’évolution de votre toute petite entreprise. Les résultats de vos observations vous permettront de renouveler les contrats bénéfiques et de rompre ceux qui le sont moins.

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